Görev Tanımlarını Yazın

Görev tanımları, kısaca hangi pozisyonun hangi eğitim ve iş deneyimine sahip, ne türdeki bilgi / becerideki kişilerle doldurup, bu kişilere hangi görevler için ne ölçüde yetki verileceğinin tanımlandığı dokümanlardır. Yazılması, güncellenmesi sadece insan kaynakları bölümlerinin değil, ilgili pozisyonun bağlı olduğu yöneticinin de görevleri arasındadır.

Aşağıda görev tanımı yazılması esnasında dikkat edilmesi gerekenleri ve bu konunun faydasını belirtmeye çalıştım. Sanmayın ki görev tanımı yazmak çok zordur. Biraz konunun detaylarına inmek, biraz iletişim bilgisi ve ekip çalışması ile doğru ve yeterli görev tanımları yazılabilir. Madem bu kadar basit neden uluslar arası firmaların bile bir çoğunda görev tanımları yoktur? Bu da insan kaynakları departmanlarının önemli bir sorunu, üstelik sadece bu konuda değil eğitim yönetimi, kariyer planlama, işe alım süreçleri gibi kritik süreçlerin tamamında mevcut.

Görev tanımlarının yazılması firma ve personel açısından farklı avantajlar ortaya çıkarır. Görev tanımı belirli personel hareket sahasını, kendisinin neler yapması gerektiğini net olarak bilir. Sorumlulukları çerçevesinde hangi işleri ne tür yetkiler kullanarak yerine getirebileceğinden haberi vardır.

Yeni başlayan personele, kendisinden önce o pozisyonda yapılan çalışmalar hakkındaki bilgileri kapsayan ve yol gösterici olan görev tanımı iş görüşmesinin son aşaması olan ‘el sıkışma’nın ardından verilirse iki taraf için de gidilecek yok aydınlanmış demektir.

Görev tanımları belirli olan personelle Performans Değerlendirme (Yönetme) görüşmeleri yapmak daha kolaydır. Her iki taraftar genel beklentiler hakkında fikir sahibidir, değerlendirme kriterleri nettir.

Görev tanımı yazılmış pozisyonlar için işe alım yapmak da daha basittir. Ne aradığını bilmeyen, bulduğunu anlayamaz der Cladue Bernard. Görev tanımı önceden var olan bir pozisyon için personel arayan İK’cı ya da yönetici ne aradığını bilmektedir. Hangi işleri yapacak biri aranıyor, bu kişide aranan sektör deneyimi kaç senedir, ne tür fiziksel özelliklere sahip olmalıdır bu kişi sorularının cevabını doğru ve güncel bir görev tanımından bulmak çok kolaydır.

Detaylı ve doğru yazılmış görev tanımları bölümler arası iletişim sürecini de sağlıklı kılar. Her bölüm ve çalışanın görev ve sorumlulukları hakkında tam bilgiye sahip olduğunu düşündüğünüzde aklınıza ne güzel bir şirket geliyor değil mi?

İşe yeni başlayan personele imzalatılmış görev tanımı, daha sonradan istenmeyen düşük performansla karşılaşıldığında işveren için, tersi durumda da personel için yasal bir dayanak oluşturur.

Görev Tanımlarını Yazmaya Başlarken

Görev tanımlarını yazmaya başlarken öncelikle ilgili yöneticilerle fikir alışverişinde bulunun. Konudan onları haberdar edin, bilgi verin. Önerilerini alın, özellikle farklı deneyime sahip bu konudaki bilgili yöneticilerle sıkı bir iş birliği içerisine girin.

Görev tanımı formunu standart hale getirin. İçerisinde bulunmasını gerekli gördüğünüz başlıkları sıralayın: Görevin genel tanımı, gerekli nitelikler ve bilgi/beceriler, gerekli eğitimler, iş deneyimi, çalışılan çevre (ortam), fiziksel becerileri gibi…

Görev tanımı yazarken mutlaka mevcut durumda o pozisyonda çalışan personelin görüşlerini alın. İşi en iyi yapan bilir. Tüm detayları öğrendikten sonra işleri analiz edin. İş yoğunluklarına göre ilgili bölüm yöneticisi ile gerekli olduğu durumlarda görev tanımlarında güncellemeler yapabilirsiniz.

Sektörde benzer çalışma yapmış meslektaşlarınızdan konuyla ilgili bilgi alın. Çağ, bilgi çağı. İnternette kaynaklar neredeyse siz aramadan önünüze düşüyor. Araştırma yapın.

Son olarak her sene görev tanımlarını güncelleyin. Her açılan yeni pozisyon öncesi söz konusu görev tanımı yazın.

İyi Tatiller

Yaz geldi, yıllık izinler başladı. Bazen işler o denli üst üste geliyor ki tatile çıkmak öncelik olmaktan çıkıyor. Ancak lütfen ne olursa olsun iş, sonra nasılsa bir ara tatile de çıkarız diyen işkoliklerden olmayın. Siz yokken de pekâlâ işler yürür… Sadece iki haftalık tatile çıktılar diye hiçbir patronun şirketi batmamış, hiçbir yöneticinin departmanında işler altüst olmamıştır.

Tatile çıkmadan önce neler yapmak lâzım?

Öncelikle takip edilmesi zorunlu işleri delege etmek lâzım. İşlerin takibi için size yardım edecek kişiye tüm detayları anlatmak, alternatif çözümleri paylaşmak tekne turunda size ulaşacak olan telefonları azaltır. Gerekli olabilecek kişilerin isimleri, irtibat bilgileri, o işle ilgili önceki yazışmaları da yerinize bakacak kişiyle paylaşabilirsiniz.

Tatilde olacağınız süre içerisinde sizi araması olası müşteri, iş arkadaşı kitlesini durumdan haberdar etmek lâzım. Size ulaşmalarını tercih ettiğiniz saat dilimlerini ya da yerinize bakacak kişiyi e-mail ya da telefonla bildirmeniz iyi olacaktır. Şirket santraline bakan personelin böyle durumlarda kilit bir rol oynadığını unutmayın, kendisini de durumdan mutlaka bilgilendirin.

Mümkünse aranmadan kendine vazife çıkarıp ofisi aramamak lazım. Unutmayın önünüzde aralıksız çalışabileceğiniz, her işi kontrol edebileceğini elli hafta olacak. Bırakın başları sıkışınca iş arkadaşlarınız ya da astlarınız sizi arasın.

Eğer özelikle satış – pazarlama işiyle uğraşıyorsanız tatile çıkarken de yanınıza kartvizit almanı işe yarayabilir. Yeni potansiyel müşterilerin ne zaman karşınıza çıkacağı belli olmaz…

İyi tatiller!

Müdür Olmam Lâzım. Hemen!

Mâlum, çağ hız çağı. Herşey çok hızlı akıyor; bilgi, hayat, aşklar, diziler, kariyer... Kimsenin durup soluklanmaya, birazcık hız kesmeye tahammülü yok. Sabır ve sebat sözcükleri neredeyse tembellik etmek anlamında kullanılacak yakında.

Bu çağ içerisinde iş hayatına giren yeni neslin beklenti ve çalışma şekilleri de bulunduklara çağı yansıtıyor elbette. Hızlı, sabırsız, aceleci...

Herşey hemen olsun istiyorlar, çabucak. İşe alım süreci hemen sonlansın. Eğitimler kısa sürsün, mümkünse online olsun.

Yapılan işler ve iletişim internet üzerinden olsun ve fazla emek yoğun olmasın. Beklentileri büyük ama zamanları yok. Kısa yoldan zengin olma hayali gibi kısa yoldan kariyer tercih sebepleri. Bir üst basamağa geçmek için beklemeleri gereken süreyi, kendilerinin gelişimi için avantaj olarak görmek şöyle dursun haksızlığa uğradıklarını düşünüyorlar. Müdür bey ya da yönetici hanım olmak önemli onlar için. Nasılına o kadar da kafa yormuyorlar.

Deneyimli sözcüğü onlara dinazoru hatırlatıyor. Bu yüzden uzun yıllar beklemeye tahammülleri yok. Yaptıklarının kısa zamanda görülerek, değerlendirilmesini ve hemen bir sonraki 'level'a geçebilmeyi istiyorlar.

Bu nedenle hız gördükleri şirketlerde kalıyorlar, eğer biraz uzun ya da dolambaçlı bir kariyer yolu önerirseniz hemen oradan sıvışmanın yollarını arıyorlar. Talepleri ile uygulama ve sistemleri itiyorlar.

İş Beğenmeyen İşsizler Ordusu

Mülakata çağrılan bir adayın görüşmeye mazeretsiz ve habersiz gelmemesi en sinir bozucu şeylerden biridir. Sadece programını o adaya göre ayarlayan İK'cı ya da görüşmeyi yapacak kişi için değil. Aynı saatte görüşmeye gelebilecek bir başka aday için de kaybolan bir fırsattır.

Aynı şekilde bir pozisyona başvurup, görüşmeye gelen ancak o pozisyonun temel görevlerini bilmeyen, hatta kendisi için bundan sonrası düşünmemiş kişiler de zaman kaybıdır. Üstüne üstlük önüne gelişime açık bir pozisyon koyduğunuz yeni mezunların iş beğenmeme ama bunun yerine evde oturma ikamesini kabul etme durumu var ki yazık kere yazık. Ailelerine, kendilerine hepsinden önemlisi ülkeye yazık.


Bir de diğer yanda temizlik görevlisi olarak işe başlayacak iki çocuk babası bir adamın işe giriş için gerekli evrakları tamamlayacak parasını söylediğinde yüzleştiğiniz bir gerçek var.

Ülkemizdeki işsizlik büyük problem. Mart 2008 verilerine göre, işsizlik geçen yılın aynı dönemine göre 95 bin kişi artmış. Yani 95 bin kişi işsizler ordusuna katılmış. Elbette yukarıdaki tanıma bu insanların tamamı girmiyor. Ama acaba yüzde kaçı iş beğenmediği, kendisi niteliklerini doğru konumlandırmadığı ya da önüne gelen fırsatları değerlendirmek için harekete geçmediği için işsiz.

Müdürlük, yöneticilik bekleyen bunca üniversite mezununa rağmen ara kademede istenilen personelin bulunamaması biraz ipuçları vermiyor mu? Ya da tam tersi düşünceyle, en basit işlerde dahi yüksek okul mezuniyeti aranması biraz da bu işsizliğin körüklediği bir durum değil mi? İşsiz olduğu için sevmediği / beğenmediği işlerde kimse çalışmasın, hak ettiğinin altında bir ücreti ya da çalışma şartlarını kabul etmesin.

Ancak özellikle yeni mezunlarda görülen 'iş beğenmeme' durumu için de ülke insanı olarak çözüm üretmeliyiz. Üniversiteye yönlendirdiğimiz genç işgücünü doğru işleyen, ara kademe personel bulup istihdamı kolaylaştırıcı etki yapabilecek 'gerçek' meslek liselerine çekmemiz ilk adım olabilir.

Sıcaklara Karşı Bir Öneri

Havalar sıcak, hem de çok sıcak. Öyle bir an geliyor ki ofiste, klimalı bir ortamda dahi olsanız sıcağı ensenizde hissedebiliyorsunuz. Yaz mevsiminde, bastıran bu sıcakların çalışan verimini düşürdüğü bir gerçek.

Aklıma bununla ilgili bir öneri geldi. Bilmiyorum uygulayan firmalar var mı? Akşam üstü saat 4 ve sonrası için... Dolapta soğutulmuş meyveler varsa yemekhanede yoksa merkezi bir yerde (neden toplantı odası olmasın) hazır edilse ve başarılı İK'cılar tarafından eposta ile anons edilse.

Ne dersiniz, verimi artırmaz mı?

Kravat, yazın da mı takılacak?

Kravata benim gibi her ortamda, her mekanda kıl olanlardan olabilirsiniz. Ancak gene benim gibi sektörün, yaptığınız işin ya da çalıştığınız şirketin alışalagelmişleri nedeniyle her gün kravat takma mecburiyetindeyseniz, hoşgeldiniz.

Gallup'un yaptığı bir araştırmaya göre kravat takan erkeklerin iş dünyasındaki oranı yüzde altıymış. Bizim gibi dış görünüşe meraklı, etiket delisi ve bir o kadar da karşısına güvenmekten yoksun bir millet için elbette bu oran gerçekçi olmaz. Ancak küresel ısınma, serbest cuma vb. nedenlerle de olsa kravat zorunluluğunda esnemeler olduğunu görüyoruz.

Giyim ile iş yeri disiplini arasında bir korelasyon olduğu bir gerçek. Üstelik her sektörde bu tip esnelemeler de mümkün değil. Buna karşın özellikle genç neslin çalıştığı, yaratıcılığın ve rahatlığın zorunlu olduğu sektörlerden başlayarak yayılan bir rahatlama dalgası olduğu kesin.

Sizce kravat bir zorunluluk mudur?

İnsan Kaynakları Nedir?

İnsan Kaynakları'nın Personel Yönetimi sonrası dönüşümü epeyce sancılı bir süreç olarak ortaya çıkmıştı. Halen belli büyüklükteki firmalar dışında da devam eden bir disiplin olarak yoluna devam ediyor. Sorunlar ortak, gücünü paylaşmak istemeyen patronlar, savunma refleksleri gelişen çalışanlar, daha önce kötü sistemleri ile yapılacak işlerin önüne set çekilmesine neden olan meslektaşlar...

Peki İnsan Kaynakları (İK) nedir? Uluslar arası ya da büyük ölçekli firmaların profesyonellerinin buluşup, üretimden uzak, basma kalıp bilgileri paylaştıkları zirvelerde tartışılan mıdır, yoksa bir işçinin ücret görüşmesini yapan muhasebecinin ilgi alanı mıdır? Amacı, kapsamı nedir?

İnsan kaynakları işçi (personel) ile işveren (patron) arasındaki mutluluk dengesini sağlamaya çalışan, özü insan olan, ölçümleme ve teknolojik yöntemlerden en fazla yararlanarak objektiflik ilkesini korumaya çalışan bir iş sahasıdır. Bilim değildir, teknikler bütünüdür.

Amacı ister işçi ister parton olsun mutlu insanlar yaratmaktır. Kalıpçı değildir, olamaz da. Zira uğraşısı insandır. Değişken, farklılıklar gösteren bir varlıkla uğraşan hangi disiplin kalıpçı olabilir ki? İnsan, üretim şekilleri, ekomomiler değişirken bunlarla uğraşan İnsan Kaynakları'nın değişim odaklı olması kaçınılamaz.

Sevgili İK'cılar; işimizin insan olduğunu unutmadan davranmak, sistem ve yaklaşım geliştirmek bizim ilk görevimizdir. Elindeki gücü, yönetim ve karar alma erkini kendi çıkarları ya da iktidarını pekiştirmek için kullanan İK bölümlerinin / çalışanlarının uzun süreli başarılı olması olası değildir.

Plazalarda haftasonunu geçirip, kitlelerden kaçan, havuz başında mojito içerken Sarıyer sahilden denize girenlere tiksintiyle bakan, kapıda güvenlik görevlisini görmezden gelip Genel Müdüre 32 diş gösterenden İK'cı olamaz.