Görev Tanımlarını Yazın

Görev tanımları, kısaca hangi pozisyonun hangi eğitim ve iş deneyimine sahip, ne türdeki bilgi / becerideki kişilerle doldurup, bu kişilere hangi görevler için ne ölçüde yetki verileceğinin tanımlandığı dokümanlardır. Yazılması, güncellenmesi sadece insan kaynakları bölümlerinin değil, ilgili pozisyonun bağlı olduğu yöneticinin de görevleri arasındadır.

Aşağıda görev tanımı yazılması esnasında dikkat edilmesi gerekenleri ve bu konunun faydasını belirtmeye çalıştım. Sanmayın ki görev tanımı yazmak çok zordur. Biraz konunun detaylarına inmek, biraz iletişim bilgisi ve ekip çalışması ile doğru ve yeterli görev tanımları yazılabilir. Madem bu kadar basit neden uluslar arası firmaların bile bir çoğunda görev tanımları yoktur? Bu da insan kaynakları departmanlarının önemli bir sorunu, üstelik sadece bu konuda değil eğitim yönetimi, kariyer planlama, işe alım süreçleri gibi kritik süreçlerin tamamında mevcut.

Görev tanımlarının yazılması firma ve personel açısından farklı avantajlar ortaya çıkarır. Görev tanımı belirli personel hareket sahasını, kendisinin neler yapması gerektiğini net olarak bilir. Sorumlulukları çerçevesinde hangi işleri ne tür yetkiler kullanarak yerine getirebileceğinden haberi vardır.

Yeni başlayan personele, kendisinden önce o pozisyonda yapılan çalışmalar hakkındaki bilgileri kapsayan ve yol gösterici olan görev tanımı iş görüşmesinin son aşaması olan ‘el sıkışma’nın ardından verilirse iki taraf için de gidilecek yok aydınlanmış demektir.

Görev tanımları belirli olan personelle Performans Değerlendirme (Yönetme) görüşmeleri yapmak daha kolaydır. Her iki taraftar genel beklentiler hakkında fikir sahibidir, değerlendirme kriterleri nettir.

Görev tanımı yazılmış pozisyonlar için işe alım yapmak da daha basittir. Ne aradığını bilmeyen, bulduğunu anlayamaz der Cladue Bernard. Görev tanımı önceden var olan bir pozisyon için personel arayan İK’cı ya da yönetici ne aradığını bilmektedir. Hangi işleri yapacak biri aranıyor, bu kişide aranan sektör deneyimi kaç senedir, ne tür fiziksel özelliklere sahip olmalıdır bu kişi sorularının cevabını doğru ve güncel bir görev tanımından bulmak çok kolaydır.

Detaylı ve doğru yazılmış görev tanımları bölümler arası iletişim sürecini de sağlıklı kılar. Her bölüm ve çalışanın görev ve sorumlulukları hakkında tam bilgiye sahip olduğunu düşündüğünüzde aklınıza ne güzel bir şirket geliyor değil mi?

İşe yeni başlayan personele imzalatılmış görev tanımı, daha sonradan istenmeyen düşük performansla karşılaşıldığında işveren için, tersi durumda da personel için yasal bir dayanak oluşturur.

Görev Tanımlarını Yazmaya Başlarken

Görev tanımlarını yazmaya başlarken öncelikle ilgili yöneticilerle fikir alışverişinde bulunun. Konudan onları haberdar edin, bilgi verin. Önerilerini alın, özellikle farklı deneyime sahip bu konudaki bilgili yöneticilerle sıkı bir iş birliği içerisine girin.

Görev tanımı formunu standart hale getirin. İçerisinde bulunmasını gerekli gördüğünüz başlıkları sıralayın: Görevin genel tanımı, gerekli nitelikler ve bilgi/beceriler, gerekli eğitimler, iş deneyimi, çalışılan çevre (ortam), fiziksel becerileri gibi…

Görev tanımı yazarken mutlaka mevcut durumda o pozisyonda çalışan personelin görüşlerini alın. İşi en iyi yapan bilir. Tüm detayları öğrendikten sonra işleri analiz edin. İş yoğunluklarına göre ilgili bölüm yöneticisi ile gerekli olduğu durumlarda görev tanımlarında güncellemeler yapabilirsiniz.

Sektörde benzer çalışma yapmış meslektaşlarınızdan konuyla ilgili bilgi alın. Çağ, bilgi çağı. İnternette kaynaklar neredeyse siz aramadan önünüze düşüyor. Araştırma yapın.

Son olarak her sene görev tanımlarını güncelleyin. Her açılan yeni pozisyon öncesi söz konusu görev tanımı yazın.